Análisis del flujo de pedidos y análisis del flujo de valor

Introducción: breve definición y objetivo del análisis del flujo de pedidos

El análisis del rendimiento, también conocido como "análisis de flujo" o "análisis de flujo de procesos", es un enfoque importante en la optimización de procesos. El objetivo del análisis de flujo es identificar, documentar, medir y analizar el flujo de materiales e información en una empresa para detectar y eliminar posibles retrasos y cuellos de botella.

Mediante un análisis exhaustivo del flujo del proceso, las empresas pueden mejorar sus procesos y optimizarlos con respecto a los 7 tipos de residuos de la gestión LEAN. El análisis del flujo también ayuda a estandarizar los procesos y a conseguir mejoras en los mismos, ya que garantiza que cada actividad de un proceso tiene una finalidad clara y no contiene pasos innecesarios.

En general, el análisis del rendimiento es una herramienta valiosa para la optimización de procesos, ya que permite a las empresas comprender sus procesos, mejorarlos y hacerlos más eficientes.

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Historia del análisis del flujo de pedidos

La historia del análisis del rendimiento se remonta a los años 30, cuando se empezaron a utilizar técnicas de ingeniería industrial para optimizar los procesos industriales. Uno de los pioneros en este campo fue Taiichi Ohno, antiguo vicepresidente de Toyota, que desarrolló el concepto de producción "justo a tiempo". Este método pretende reducir los desbordamientos y los 7 tipos de residuos en los procesos garantizando que cada actividad se lleve a cabo inmediatamente antes de ser utilizada.

Desde los inicios de la ingeniería industrial, el análisis del rendimiento se ha convertido en un método importante en la optimización de procesos. Hoy en día, se utiliza en un amplio abanico de industrias, desde la fabricación y el procesamiento de mercancías hasta la sanidad y la administración.

Objetivos y ventajas del análisis del flujo de pedidos

El análisis del rendimiento implica la identificación y evaluación de los puntos débiles de un proceso. Estos pueden hacer que el proceso sea más lento o menos eficaz, lo que a su vez puede afectar al rendimiento global del sistema.
Para detectar puntos débiles y cuellos de botella suelen utilizarse herramientas como descripciones o mapas de procesos. También es necesario recorrer activamente el proceso objeto de revisión.

 

Ámbitos de aplicación del análisis del flujo de pedidos

El análisis del rendimiento es una parte importante de la gestión de procesos y se utiliza en diversas áreas de aplicación. Los ámbitos de aplicación pueden ser: producción, logística, servicios y administración. El análisis de rendimiento se utiliza para optimizar los procesos, aumentar su eficacia y mejorar la satisfacción del cliente. El objetivo es que los procesos sean más rápidos, eficaces y rentables. El análisis de rendimiento es una herramienta valiosa para identificar mejoras en los procesos y aplicar medidas de optimización. También ayuda a cumplir los requisitos legales y reglamentarios.

El flujo de pedidos en la imagen corporativa de una empresa de producción

Figura 1: Flujo de pedidos en la imagen de una empresa de producción.

Etapas del análisis del flujo de pedidos:

a. Identificación del proceso / documentación del proceso
El primer paso en el análisis del rendimiento es identificar el proceso que se va a analizar. Esto incluye analizar el flujo de negocio y definir objetivos claros y grupos destinatarios. Es importante conocer a fondo el proceso para poder realizar un análisis exhaustivo. La identificación del proceso debe realizarse mediante una revisión exhaustiva de los documentos, entrevistas con las partes interesadas y observaciones para obtener una comprensión completa. Un paso esencial en el análisis del rendimiento es la documentación del proceso. Esto implica capturar y registrar con precisión las actividades que se llevan a cabo durante el proceso. Esto incluye la secuencia de actividades, las personas implicadas y el tiempo empleado en cada actividad. Documentar el proceso ayuda a comprender los procedimientos y dependencias y facilita la identificación de posibles mejoras. Es importante crear una documentación lo más precisa y detallada posible para poder realizar un análisis bien fundado.
b. Análisis estructural del flujo de pedidos
El análisis estructural es un paso fundamental en el análisis del rendimiento. Consiste en analizar los procesos de la empresa para comprender el flujo de un pedido concreto a través de la empresa. El análisis del rendimiento permite identificar posibles cuellos de botella, ineficiencias y despilfarros, y aplicar mejoras específicas.
c. Mejorar el rendimiento de los pedidos
El último paso del análisis del rendimiento se refiere a la mejora del rendimiento. El objetivo aquí es eliminar los cuellos de botella y atascos identificados y optimizar la eficacia del proceso. Esto puede lograrse con medidas como la automatización de determinados pasos del proceso, la reducción de los tiempos de espera o el acortamiento de los tiempos de rendimiento. La aplicación eficaz de las mejoras requiere un planteamiento sistemático que garantice la participación de todas las partes interesadas y una planificación y ejecución minuciosas. Los resultados de las mejoras deben supervisarse y evaluarse periódicamente para garantizar que se consigue el efecto deseado.

Ventajas del análisis del flujo de pedidos

Identificación de cuellos de botella y puntos débiles en los procesos

Mayor transparencia de los procesos y, por tanto, mejor controlabilidad.

Mayor flexibilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes

Mayor competitividad gracias al ahorro de costes y la mejora de la calidad

Eliminación de residuos y reducción de costes

Aumento de la calidad y fiabilidad del proceso

Aumento de la productividad

Reducción de los niveles de existencias y de los costes asociados

Mayor satisfacción del cliente gracias a plazos de entrega más rápidos

Introducción: Breve definición y propósito del mapeo del flujo de valor

El mapeo del flujo de valor es un método para optimizar los procesos. Se centra en la creación de valor añadido para el cliente. En el primer paso del mapa de flujo de valor, se registran todas las actividades y flujos de materiales de un proceso y se evalúa su contribución a la creación de valor añadido. El uso del llamado mapa de flujo de valor puede ser útil en este caso. En él se visualizan los flujos de trabajo y materiales dentro del proceso y se facilita la identificación del potencial de creación de valor y de los residuos. Si se lleva a cabo sistemáticamente el análisis del flujo de valor, se puede mejorar el diseño del proceso y aumentar su eficiencia, lo que se traduce en una mayor satisfacción del cliente y un mejor resultado empresarial.

 

Historia del mapeo del flujo de valor

El análisis del flujo de valor, también conocido como mapeo del flujo de valor, es un método que tiene su origen en el Sistema de Producción Toyota (TPS). Fue desarrollado en la década de 1980 por Taiichi Ohno para hacer posible una producción más eficiente. El mapeo del flujo de valor se refiere a la representación y optimización del flujo de actividades de creación de valor en un proceso. Es una herramienta esencial para hacer realidad los conceptos de gestión ajustada, cuyo objetivo es lograr una producción lo más eficiente posible identificando y eliminando los residuos. El mapeo del flujo de valor es un método visual en el que se registran los flujos de material e información en un proceso con el fin de mejorar la eficiencia del mismo y optimizar los flujos de trabajo.

Objetivos y ventajas del mapeo del flujo de valor

El mapeo de la cadena de valor es una parte importante de la gestión ajustada y su objetivo es maximizar el valor añadido para el cliente y minimizar los 7 tipos de residuos. Analizando sistemáticamente la cadena de valor, las empresas pueden averiguar qué actividades son importantes para el cliente y cuáles pueden clasificarse como residuos innecesarios. Esto permite optimizar los procesos y aumentar la eficiencia. Además de aumentar la eficiencia, el mapeo de la cadena de valor también proporciona una mejor visión y control del flujo del proceso, así como una clara priorización del potencial de mejora.

Áreas de aplicación del mapeo del flujo de valor

El mapeo del flujo de valor es una herramienta útil para optimizar los procesos empresariales que puede utilizarse en diversos sectores y áreas de aplicación. Algunos de los ámbitos de aplicación más importantes son la industria manufacturera, el sector servicios, la sanidad, el suministro energético y la logística. El mapeo del flujo de valor es especialmente útil para eliminar residuos y crear un flujo de procesos más fluido. Al ayudar a identificar, optimizar e implantar procesos, el mapeo del flujo de valor contribuye a mejorar la eficiencia y la productividad, reducir los costes y aumentar la satisfacción del cliente.

Figura 2: En primer lugar, deben describirse los pasos individuales del proceso. El objeto de estudio del análisis del flujo de valor es siempre un producto o un grupo de productos. Por tanto, es importante asegurarse de que sólo se seleccionan productos o grupos de productos que compartan la mayoría de los pasos del proceso.

Figura 3: Ahora se introduce el flujo de materiales.

Figura 4: En el flujo de valor hay que intercambiar mucha información. La creciente digitalización en los flujos de valor obliga a determinar dónde hay "soluciones aisladas" y dónde hay intervenciones del sistema, por ejemplo, mediante un sistema ERP. Estos diferentes caminos se ilustran con el flujo de información.

Figura 5: Los puntos débiles identificados se etiquetan con el flash Kaizen. Los destellos Kaizen individuales pueden transferirse a una lista separada y visualizar la necesidad específica de acción en el flujo de valor registrado.

Etapas del análisis del flujo de valor:

a. Identificación del producto o servicio para el que se desea optimizar el proceso.

Dado que el mapeo del flujo de valor requiere mucho tiempo, tiene sentido priorizar los productos y servicios en función de su potencial de optimización.

Es importante desarrollar un profundo conocimiento de las necesidades del cliente para garantizar que la organización ofrezca sus productos o servicios de forma eficiente y eficaz.

También deben tenerse en cuenta los efectos sinérgicos: ¿Qué optimización repercute en varios productos y servicios? ¿Dónde se multiplica el efecto?

b. Creación de un diagrama de flujo de valor

Los pasos del mapeo del flujo de valor incluyen la creación de un diagrama del flujo de valor, que es una representación gráfica del flujo de materiales e información dentro de un proceso. Este método se utiliza para identificar y eliminar posibles residuos en un proceso con el fin de lograr una mayor eficiencia y valor añadido. La creación de un diagrama de flujo de valor requiere un profundo conocimiento de los procesos, así como un estrecho seguimiento del flujo de materiales e información desde la idea del producto hasta la entrega al cliente.

c. Identificación de las actividades de creación de valor
Identificar las actividades de creación de valor es un paso importante en el mapeo del flujo de valor. El objetivo es identificar todas las actividades que contribuyen a satisfacer las necesidades del cliente y, por tanto, conducen a la creación de valor añadido. Esto incluye tanto las actividades directas como las indirectas. El análisis y la evaluación de estas actividades permiten comprender la eficiencia del proceso actual y, en caso necesario, identificar el potencial de optimización.
d. Optimización de las actividades de creación de valor
La optimización de las actividades de creación de valor es un paso crítico en el mapeo del flujo de valor que implica la aplicación de las oportunidades identificadas para mejorar los procesos y sistemas. Métodos como la gestión ajustada o el uso de los principios kaizen pueden utilizarse aquí para lograr una utilización más eficiente de los recursos y una reducción de los residuos. El objetivo es optimizar el flujo de valor y aumentar así la satisfacción y fidelidad de los clientes, además de ahorrar costes.
e. Aplicación de las optimizaciones

La aplicación de las optimizaciones es un paso decisivo en el análisis del flujo de valor. Aquí deben ponerse en práctica las oportunidades identificadas para mejorar las actividades de creación de valor. La implementación requiere la cooperación de todos los departamentos implicados y puede suponer un cambio significativo en el flujo del proceso. Es importante supervisar continuamente la aplicación para garantizar que las optimizaciones son eficaces y sostenibles. Las revisiones y ajustes periódicos pueden garantizar que la creación de valor se optimiza constantemente y satisface las necesidades del cliente.

Ventajas del análisis del flujo de pedidos

El uso del mapeo del flujo de valor puede aportar una serie de beneficios a una empresa, algunos ejemplos incluyen

Ahorro de costes:

Al identificar y eliminar los residuos en el proceso, el mapeo del flujo de valor puede ayudar a reducir costes.

Mejora de la calidad:

La calidad de los productos o servicios puede mejorarse optimizando los procesos.

Ahorro de tiempo:

La optimización de los procesos y la eliminación de residuos permiten acortar su duración.

Mayor flexibilidad:

El mapeo del flujo de valor puede aumentar la adaptabilidad a las necesidades cambiantes de los clientes.

Mayor transparencia:

Al visualizar el flujo de materiales e información, la empresa obtiene una mejor visión de conjunto de los flujos de trabajo en sus procesos y, por tanto, puede tomar mejores decisiones.

Aumento de la satisfacción de los clientes:

La optimización de los procesos y el aumento de la calidad y la flexibilidad permiten incrementar la satisfacción del cliente.

Mayor motivación de los empleados:

Al ayudar a identificar los residuos y elaborar propuestas de mejora, se puede aumentar la motivación de los empleados ("convertir a los afectados en participantes").

Aumento de la eficacia:

El mapeo del flujo de valor puede ayudar a aumentar la eficacia de los procesos y mejorar su rendimiento.

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Similitudes y diferencias

El análisis del rendimiento y el mapa del flujo de valor son métodos que parecen similares a primera vista. Ambos enfoques pretenden optimizar los procesos e identificar aquellos que no crean valor añadido para el cliente. Sin embargo, también existen diferencias significativas entre estos métodos.

El análisis del rendimiento se centra en los flujos de materiales dentro de un proceso. Los objetivos de este método son reducir el exceso de existencias y los tiempos de espera y acelerar el flujo de materiales. En cambio, el mapa de flujo de valor va un paso más allá y no sólo examina los flujos de materiales, sino también las actividades de creación de valor dentro de un proceso. El objetivo es maximizar el valor añadido para el cliente.

Es importante reconocer que ambos métodos se complementan y pueden utilizarse juntos. Un análisis de flujo puede ayudar a optimizar los procedimientos del proceso, mientras que un análisis del flujo de valor identifica los pasos que crean el mayor valor añadido para el cliente. Por tanto, estos dos enfoques pueden combinarse para lograr una optimización completa del proceso.

Resumen y recomendaciones para elegir el método adecuado

El análisis del rendimiento y el análisis del flujo de valor son métodos de optimización de procesos. El análisis del rendimiento se centra en aumentar la eficiencia reduciendo el exceso de flujos y las pérdidas. Por otro lado, el mapeo del flujo de valor se centra en maximizar el valor añadido para el cliente y eliminar todas las actividades que no ofrecen valor añadido al cliente.
Aunque ambos métodos están relacionados, en la práctica se recomienda elegir el mapeo del flujo de valor para una optimización completa y exhaustiva de los procesos, ya que proporciona una comprensión más clara de las necesidades del cliente y se centra en la creación de valor.
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