Auftrags­durch­fluss­analyse und Wertstrom­analyse

Einführung: Kurze Definition und Zweck der Auftragsdurch­laufanalyse

Die Durchlaufanalyse, auch bekannt als „Flow Analysis“ oder „Process Flow Analysis“, ist ein wichtiger Ansatz in der Prozessoptimierung. Ziel der Durchlaufanalyse ist es, den Material- und Informationsfluss in einem Unternehmen zu identifizieren, zu dokumentieren, zu messen und zu analysieren, um mögliche Verzögerungen und Engpässe zu erkennen und zu beseitigen.

Durch eine umfassende Analyse des Prozessflusses können Unternehmen ihre Prozesse verbessern und sie in Hinblick auf die 7 Arten der Verschwendung aus dem LEAN-Management zu optimieren. Die Durchlaufanalyse hilft auch dabei, Prozesse zu standardisieren und Prozessverbesserungen zu erzielen, indem sie sicherstellt, dass jede Aktivität in einem Prozess einen klaren Zweck hat und keine unnötigen Schritte enthält.

Insgesamt ist die Durchlaufanalyse ein wertvolles Instrument für die Prozessoptimierung, da sie Unternehmen die Möglichkeit gibt, ihre Prozesse zu verstehen, zu verbessern und effizienter zu gestalten.

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Geschichte der Auftragsdurch­laufanalyse

Die Geschichte der Durchlaufanalyse geht bis in die 1930er Jahre zurück, als die Techniken des industrial engineering erstmals eingesetzt wurden, um Prozesse in der Industrie zu optimieren. Einer der Pioniere in diesem Bereich war Taiichi Ohno, ein ehemaliger Vizepräsident bei Toyota, der das Konzept der „Just-in-Time“-Produktion entwickelte. Diese Methode zielt darauf ab, Überflüsse und die 7 Arten der Verschwendung in den Prozessen zu reduzieren, indem sie sicherstellt, dass jede Aktivität unmittelbar vor ihrer Verwendung ausgeführt wird.

Seit den frühen Tagen des industrial engineering hat sich die Durchlaufanalyse zu einer wichtigen Methode in der Prozessoptimierung entwickelt. Heute wird sie in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, von der Herstellung und Verarbeitung von Waren bis hin zur Gesundheitsversorgung und Verwaltung.

Ziele und Vorteile der Auftragsdurchlaufanalyse

Die Durchlaufanalyse beinhaltet die Identifizierung und Bewertung von Schwachstellen innerhalb eines Prozesses. Diese können dazu führen, dass der Prozess langsamer oder weniger effizient ist, was wiederum die Gesamtleistung des Systems beeinträchtigen kann.
Um die Schwachstellen und die Engpässe zu erkennen, werden u.a. häufig Tools wie Ablaufbeschreibungen oder Prozesslandkarten verwendet. Des Weiteren ist es notwendig den betrachteten Prozess aktiv zu durchlaufen.

 

Anwendungsgebiete der Auftragsdurchlaufanalyse

Die Durchlaufanalyse ist ein wichtiger Bestandteil des Prozessmanagements und findet in einer Vielzahl von Anwendungsgebieten Verwendung. Einsatzgebiete können sein: Produktion, Logistik, Dienstleistung und Verwaltung. Die Durchlaufanalyse wird eingesetzt, um Prozesse zu optimieren, um Prozesseffizienz zu erhöhen und um die Kundenzufriedenheit zu steigern. Ziel ist es, Prozesse schneller, effizienter und kosteneffektiver zu gestalten. Die Durchlaufanalyse ist ein wertvolles Werkzeug für die Identifikation von Prozessverbesserungen und die Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessoptimierung. Darüber hinaus unterstützt sie bei der Erfüllung gesetzlicher und regulativer Anforderungen.

Der Auftragsdurchlauf im Unternehmensbild für einen Produktionsbetrieb

Abbildung 1: Der Auftragsdurchlauf im Unternehmensbild für einen Produktionsbetrieb.

Schritte der Auftragsdurchlaufanalyse:

a. Identifikation des Prozesses / Dokumentation des Prozesses
Der erste Schritt bei der Durchlaufanalyse ist die Identifikation des zu untersuchenden Prozesses. Dies umfasst die Analyse des Geschäftsablaufs und die Definition klarer Ziele und Zielgruppen. Es ist wichtig, ein tiefes Verständnis für den Prozess zu entwickeln, um eine gründliche Analyse durchführen zu können. Die Identifikation des Prozesses sollte durch eine umfassende Überprüfung von Dokumenten, Interviews mit Beteiligten und Beobachtungen erfolgen, um ein vollständiges Verständnis zu erlangen. Ein wesentlicher Schritt in der Durchlaufanalyse ist die Dokumentation des Prozesses. Hierbei werden die Aktivitäten, die während des Prozesses ausgeführt werden, genau erfasst und aufgezeichnet. Dies umfasst die Darstellung der Abfolge der Aktivitäten, die Beteiligten und die Zeit, die für jede Aktivität benötigt wird. Die Dokumentation des Prozesses hilft, ein Verständnis für die Abläufe und Abhängigkeiten zu entwickeln und erleichtert die Identifikation von Verbesserungspotentialen. Es ist wichtig, eine möglichst genaue und detaillierte Dokumentation zu erstellen, um eine fundierte Analyse durchführen zu können.
b. Strukturelle Analyse des Auftragsdurchlaufs
Die strukturelle Analyse ist ein zentraler Schritt in der Durchlaufanalyse. Hierbei werden die Abläufe im Unternehmen analysiert, um den Durchlauf eines konkreten Auftrags durch das Unternehmen zu verstehen. Durch die Analyse des Durchlaufes kann man mögliche Engpässe, Ineffizienzen und Verschwendungen identifizieren und gezielt Verbesserungen umsetzen.
c. Verbesserung des Auftragsdurchlaufs
Der letzte Schritt der Durchlaufanalyse bezieht sich auf die Verbesserung des Durchlaufes. Hierbei geht es darum, die identifizierten Engpässe und Flaschenhälse zu beseitigen und die Effizienz des Prozesses zu optimieren. Dies kann durch Maßnahmen wie die Automatisierung bestimmter Prozessschritte, die Reduzierung von Wartezeiten oder die Verkürzung von Durchlaufzeiten erreicht werden. Eine effektive Implementierung der Verbesserungen erfordert eine systematische Vorgehensweise, um sicherzustellen, dass alle relevanten Stakeholder an Bord sind und die Umsetzung sorgfältig geplant und durchgeführt wird. Die Ergebnisse der Verbesserungen sollten regelmäßig überwacht und evaluiert werden, um sicherzustellen, dass der gewünschte Effekt erreicht wird.

Vorteile Auftragsdurch­flussanalyse

Identifizierung von Engpässen und Schwachstellen in Prozessen

Erhöhung der Transparenz der Prozesse und damit verbesserte Steuerbarkeit

Erhöhung der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich verändernde Anforderungen

Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen

Beseitigung von Verschwendung und Kostenreduktion

Erhöhung der Prozessqualität und -sicherheit

Erhöhung der Produktivität

Verringerung von Lagerbeständen und damit verbundenen Kosten

Erhöhung der Kundenzufriedenheit durch schnellere Lieferzeiten

Einführung: Kurze Definition und Zweck der Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse ist ein Verfahren zur Optimierung von Prozessen. Im Mittelpunkt steht dabei die Schaffung von Mehrwert für den Kunden. Im ersten Schritt der Wertstromanalyse werden alle Tätigkeiten und Materialflüsse innerhalb eines Prozesses erfasst und auf ihren Beitrag zur Schaffung von Mehrwert bewertet. Hierbei kann die Verwendung der sogenannten Wertstromkarte hilfreich sein. Diese visualisiert die Abläufe und Materialflüsse innerhalb des Prozesses und macht die Identifikation von Wertschöpfungspotentialen und Verschwendungen einfacher. Durch die systematische Durchführung der Wertstromanalyse kann das Prozessdesign verbessert und die Effizienz gesteigert werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und einem besseren Geschäftsergebnis führt.

 

Geschichte der Wertstrom­analyse

Die Wertstromanalyse, auch bekannt als Value Stream Mapping, ist eine Methode, die ihren Ursprung in der Toyota Production System (TPS) hat. Sie wurde in den 1980er Jahren von Taiichi Ohno entwickelt, um eine effizientere Fertigung zu ermöglichen. Die Wertstromanalyse bezieht sich auf die Darstellung und Optimierung des Flusses von Wertschöpfungsaktivitäten in einem Prozess. Sie ist ein wesentliches Werkzeug zur Verwirklichung von Lean Management-Konzepten, die darauf abzielen, eine möglichst effiziente Fertigung zu erreichen, indem Verschwendungen identifiziert und entfernt werden. Die Wertstromanalyse ist eine visuelle Methode, bei der die Material- und Informationsflüsse in einem Prozess aufgezeichnet werden, um die Effizienz des Prozesses zu verbessern und Abläufe zu optimieren.

Ziele und Vorteile der Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse ist ein wichtiger Bestandteil des Lean Managements und verfolgt das Ziel, den Mehrwert für den Kunden zu maximieren und die 7 Arten der Verschwendung zu minimieren. Durch eine systematische Analyse der Wertschöpfungskette können Unternehmen herausfinden, welche Aktivitäten für den Kunden von Bedeutung sind und welche als unnötige Verschwendung eingestuft werden können. Dadurch können die Prozesse optimiert und die Effizienz gesteigert werden. Zusätzlich zur Effizienzsteigerung bietet die Wertstromanalyse auch eine bessere Übersicht und Kontrolle über den Prozessablauf sowie eine klare Priorisierung von Verbesserungspotentialen.

Anwendungsgebiete der Wertstromanalyse

Die Wertstromanalyse ist ein nützliches Instrument zur Optimierung von Geschäftsprozessen, das in einer Vielzahl von Branchen und Anwendungsbereichen eingesetzt werden kann. Einige der wichtigsten Anwendungsgebiete sind die Fertigungsindustrie, die Dienstleistungsbranche, das Gesundheitswesen, die Energieversorgung und die Logistik. Die Wertstromanalyse ist besonders nützlich für die Beseitigung von Verschwendung und die Schaffung eines flüssigeren Prozessflusses. Indem sie hilft, Abläufe zu identifizieren, zu optimieren und zu implementieren, trägt die Wertstromanalyse dazu bei, die Effizienz und Produktivität zu verbessern, Kosten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Abbildung 2: Zuerst müssen die einzelnen Prozessschritte beschrieben werden. Betrachtungsgegenstand für die Wertstromanalyse ist immer ein Produkt bzw. eine Produktgruppe. Deswegen ist bei der Auswahl darauf zu achten, dass nur Produkte bzw. Produktgruppen ausgewählt werden, die sich die meisten Prozessschritte miteinander teilen.

Abbildung 3: Jetzt wird der Materialfluss eingetragen.

Abbildung 4: Im Wertstrom müssen viele Informationen ausgetauscht werden. Die zunehmende Digitalisierung in Wertströmen macht es erforderlich festzustellen, wo es „Insellösungen“ gibt und wo es Systemeingriffe z.B. durch ein ERP System gibt. Diese unterschiedlichen Wege werden mit dem Informationsfluss dargestellt.

Abbildung 5: Festgestellte Schwachstellen werden mit dem Kaizen-Blitz gekennzeichnet. Die einzelnen Kaizen-Blitze können in einer separaten Liste überführt werden und visualisieren die konkreten Handlungsbedarf im aufgenommenen Wertstrom.

Schritte der Wertstromanalyse:

a. Identifizierung des Produkts oder der Dienstleistung, für die der Prozess optimiert werden soll.

Da die Wertstromanalyse sehr aufwändig ist, macht es Sinn, hinsichtlich des Optimierungspotentials Produkte und Dienstleistungen zu priorisieren.

Es ist wichtig, ein tiefes Verständnis des Kundenbedarfs zu entwickeln, um sicherzustellen, dass die Organisation ihre Produkte oder Dienstleistungen auf eine effiziente und effektive Art und Weise bereitstellt.

Auch Synergieeffekte sollten hier berücksichtigt werden: Welche Optimierung schlägt auf verschiedene Produkte und Leistungen durch? Wo multipliziert sich der Effekt?

b. Erstellung eines Wertstromdiagramms

Die Schritte der Wertstromanalyse umfassen die Erstellung eines Wertstromdiagramms, welches eine grafische Darstellung des Material- und Informationsflusses innerhalb eines Prozesses darstellt. Diese Methode dient dazu, potenzielle Verschwendungen in einem Prozess zu identifizieren und zu eliminieren, um so eine höhere Effizienz und Wertschöpfung zu erreichen. Die Erstellung eines Wertstromdiagramms erfordert ein tiefes Verständnis der Prozesse sowie eine genaue Überwachung des Material- und Informationsflusses von der Produktidee bis zur Kundenlieferung.

c. Identifikation der Wertschöpfungsaktivitäten
Die Identifikation der Wertschöpfungsaktivitäten ist ein wichtiger Schritt in der Wertstromanalyse. Dabei geht es darum, alle Aktivitäten zu identifizieren, die zur Erfüllung des Kundenbedarfs beitragen und somit zur Schaffung von Mehrwert führen. Dies beinhaltet sowohl direkte als auch indirekte Aktivitäten. Die Analyse und Bewertung dieser Aktivitäten ermöglicht es, ein Verständnis für die Effizienz des aktuellen Prozesses zu erlangen und gegebenenfalls Optimierungspotentiale zu identifizieren.
d. Optimierung der Wertschöpfungsaktivitäten
Die Optimierung der Wertschöpfungsaktivitäten ist ein kritischer Schritt in der Wertstromanalyse, der die Umsetzung der identifizierten Möglichkeiten zur Verbesserung der Prozesse und Systeme beinhaltet. Hierbei können Methoden wie das Lean Management oder die Verwendung von Kaizen-Prinzipien zum Einsatz kommen, um eine effizientere Nutzung der Ressourcen und eine Reduzierung von Verschwendungen zu erreichen. Ziel ist es, den Wertstrom zu optimieren und somit die Kundenzufriedenheit und -loyalität zu erhöhen sowie Kosteneinsparungen zu realisieren.
e. Umsetzung der Optimierungen

Die Umsetzung der Optimierungen ist ein entscheidender Schritt in der Wertstromanalyse. Hierbei müssen die identifizierten Möglichkeiten zur Verbesserung der Wertschöpfungsaktivitäten in die Praxis umgesetzt werden. Die Umsetzung erfordert die Zusammenarbeit aller beteiligten Abteilungen und kann unter Umständen eine signifikante Änderung des Prozessablaufs mit sich bringen. Es ist wichtig, die Umsetzung kontinuierlich zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Optimierungen effektiv und nachhaltig sind. Durch regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen kann sichergestellt werden, dass die Wertschöpfung stetig optimiert wird und den Bedürfnissen des Kunden entspricht.

Vorteile Auftragsdurch­flussanalyse

Die Anwendung der Wertstromanalyse kann eine Reihe von Vorteilen für ein Unternehmen mit sich bringen, einige Beispiele sind:

Kosteneinsparungen:

Durch die Identifizierung und Eliminierung von Verschwendung im Prozess, kann die Wertstromanalyse dazu beitragen, die Kosten zu senken.

Qualitätsverbesserung:

Durch die Optimierung von Prozessen kann die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen verbessert werden.

Zeitersparnis:

Durch die Optimierung von Prozessen und die Eliminierung von Verschwendung, kann die Durchlaufzeit von Prozessen verkürzt werden.

Erhöhte Flexibilität:

Durch die Wertstromanalyse kann die Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Kundenbedürfnisse erhöht werden.

Erhöhte Transparenz:

Durch die Visualisierung des Material- und Informationsflusses erhält das Unternehmen einen besseren Überblick über die Abläufe in seinen Prozessen und kann dadurch besser Entscheidungen treffen.

Steigerung der Kundenzufriedenheit:

Durch die Optimierung von Prozessen und die Erhöhung der Qualität und Flexibilität, kann die Kundenzufriedenheit gesteigert werden.

Erhöhte Mitarbeitermotivation:

Durch die Mitarbeit bei der Identifizierung von Verschwendung und der Entwicklung von Verbesserungsvorschlägen, kann die Mitarbeitermotivation gesteigert werden („Betroffene zu Beteiligten machen“)

Steigerung der Effizienz:

Die Wertstromanalyse kann dazu beitragen, die Effizienz von Prozessen zu steigern und die Prozessleistung zu verbessern.

Ansprechpartner OPDENHOFF: Julian Steiger

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Abgrenzung

Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Die Durchlaufanalyse und die Wertstromanalyse sind beide Methoden, die auf den ersten Blick ähnlich erscheinen. Beide Ansätze haben das Ziel, Prozesse zu optimieren und dabei Abläufe zu identifizieren, die keinen Mehrwert für den Kunden schaffen. Allerdings gibt es auch signifikante Unterschiede zwischen diesen Methoden.

Die Durchlaufanalyse konzentriert sich auf die Materialflüsse innerhalb eines Prozesses. Die Ziele dieser Methode sind es, überschüssige Bestände und Wartezeiten zu reduzieren, sowie den Materialfluss zu beschleunigen. Im Gegensatz dazu geht die Wertstromanalyse einen Schritt weiter und betrachtet nicht nur die Materialflüsse, sondern auch die Wertschöpfungsaktivitäten innerhalb eines Prozesses. Ziel der Wertstromanalyse ist es, den Mehrwert für den Kunden zu maximieren.

Es ist wichtig zu erkennen, dass beide Methoden sich gegenseitig ergänzen und zusammen eingesetzt werden können. Eine Durchlaufanalyse kann dazu beitragen, Abläufe im Prozess zu optimieren, während eine Wertstromanalyse die Schritte identifiziert, die den größten Mehrwert für den Kunden schaffen. Diese beiden Ansätze können daher in Kombination verwendet werden, um eine umfassende Optimierung der Prozesse zu erreichen.

Zusammen­fassung und Empfehlung für die Wahl der richtigen Methode

Die Durchlaufanalyse und die Wertstromanalyse sind beide Methoden zur Prozessoptimierung. Die Durchlaufanalyse konzentriert sich auf die Effizienzsteigerung durch Reduzierung von Überflüssen und Verlusten. Die Wertstromanalyse hingegen legt den Fokus auf die maximale Wertschöpfung für den Kunden und die Eliminierung aller Aktivitäten, die keinen Mehrwert für den Kunden bieten.
Während beide Methoden miteinander verknüpft sind, empfiehlt es sich in der Praxis, die Wertstromanalyse für eine gründliche und umfassende Prozessoptimierung zu wählen, da sie ein klareres Verständnis des Kundenbedarfs und eine Fokussierung auf die Wertschöpfung bietet.
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